İnşaat Muhasebesi Uygulamasında Tutulması Gereken Defterler

0
429

İnşaat muhasebesi uygulamasında tutulması gereken defterler, vergi kanunları ve diğer mevzuat yönünden tutulması zorunlu ya da isteğe bağlı olan defterler şeklinde ikili bir ayrıma tabi tutulabilir.

İlk kez inşaat ve onarım işine başlayan taşeronlarla müteahhitler, yaptıkları işin tutarı ne olursa olsun, ilk işe başladıkları yıl için işletme hesabı esasına göre defter tutabilirler. Adi şirketler dışındaki şahıs şirketleri ile kurumlar vergisine tabi olan şirketler, ilk işe başladıkları yılda işletme hesabı esasına göre defter tutamazlar.

İnşaat onarım işiyle uğraşan müteahhitlerle taşeronların 2008 yılında yıllık alımları tutarı 107.000.-YTL, satışları ya da aldıkları istihkaklarının tutarı 150.000.-YTL’yi aşmaması halinde 2008 yılında işletme hesabı esasına göre defter tutmaya devam ederler ([1]).

Ancak ilk kez işe başlayan ya da yukarıda belirtilen hadleri aşmayan müteahhitlerle taşeronlar, ihtiyari (yani isteğe bağlı olarak) bilanço esasına göre defter tutabilirler.

İşletme hesabı esasına göre defter tutan müteahhitlerle taşeronların, aşağıdaki defterleri tutmaları zorunludur.

a) İşletme Hesabı Defteri

Müteahhitler ya da taşeronlar, işletme hesabı defterinin sol tarafına giderlerini, sağ tarafına da gelirlerini kaydederler.

Gider kısmına; satın alınan malzemeler ya da yaptırılan hizmetler karşılılığında ödenen ya da borçlanılan paralar, amortismanlar ve inşaat firması ile ilgili diğer tüm giderler,

Gelir kısmına; satılan daire, kat ve dükkanların bedeli ya da alınan istihkaklar veya yapılan hizmetler karşılığı tahsil edilen paralarla, tahakkuk eden alacaklar ve inşaat faaliyetinden elde edilen diğer tüm hasılat kaydolunur.

b) Günlük Perakende Satış ve Hasılat Defteri ([2])

Bilanço esasına göre defter tutan müteahhitler; sermaye şirketi durumunda olan inşaat şirketleri ile adi komandit ve kollektif şirketlerdir. Bunun dışındaki şahıs firması ya da adi ortaklık biçimimdeki inşaat firmalarında, VUK’un 177/1 ve 180. maddesinde yer alan hadleri aşanlar, bilanço esasına göre defter tutmak zorundadırlar. Bunlar, sözkonusu hadleri aşmadan kendi istekleri ile de bilanço esasına göre defter tutabilirler.

Bilanço esasına göre aşağıdaki defterlerin tutulması gerekmektedir.

a) Yevmiye Defteri

VUK’un 183. maddesine göre, yevmiye defteri, kayda geçirilmesi gereken işlemlerin tarih sırasıyla ve madde halinde düzenli olarak yazıldığı defterdir. Yevmiye defteri ciltli ve sayfaları müteselsil sıra numaralı olur. Mükellefler diledikleri takdirde yevmiye defteri ve tutulması zorunlu diğer defterlerini müteharrik yapraklı olarak kullanabilirler.

b) Defteri Kebir

VUK’un 184. maddesine göre defteri kebir, yevmiye defterine geçirilmiş olan işlemleri, buradan alarak usulüne göre hesaplara dağıtan ve tasnifli olarak bu hesaplarda toplayan defterdir.

Müteahhitler, ayrı ayrı yevmiye defteri ve defteri kebir tutmak yerine bu iki defterde yer alan özellikleri bir arada taşıyan ve “Amerikan Usulü Defter” olarak adlandırılan defteri de tutabilirler. Ancak inşaat işinin yapısı gereği ayrı yevmiye defteri ve defteri kebir tutulmasında yarar vardır.

c) Günlük Kasa Defteri ([3])

d) Envanter Defteri

Ciltli ve sayfaları müteselsil sıra numaralı olan envanter defterine, işe başlama tarihinde ve sonraki her hesap döneminin sonunda çıkarılan envanterler ve bilançolar kaydolunur.

İnşaat ve onarım işleriyle uğraşanlar öncelikle; stokların, mamul ve yarı mamul işin ve demirbaş, alet, edevat ve mefruşatın envanterini yapacaklardır. Daha sonra, bilançonun diğer kalemlerinde yer alan hesapların dokümanı yazılacaktır. Örneğin bankalardaki mevduatın ve bankalara olan borcun, senetli ve senetsiz alacaklar ile borçların cari hesapların ve diğer hesapların dokümanının envanter defterinde ayrıntılı olarak gösterilmesi gerekmektedir.

e) İnşaat Müteahhitlerinin İmalat Defteri Tutup Tutmayacağı

VUK’un 197. maddesinde, birinci sınıf tüccarlardan devamlı olarak imalat ile uğraşanların “İmalat Defteri” tutmak zorunda oldukları belirtilmiştir. İnşaat yapımı faaliyeti de, bir imalat işidir. Ancak anılan maddenin bölüm başlığında “Sınai Müesseselerin Tutacakları Özel Kayıtlar” başlığı altında imalat defteri ve diğer defterler sıralanmıştır. İnşaatçılar sınai bir müessese olarak nitelendirilmemektedir. Ayrıca Maliye Bakanlığınca yayımlanan 4 seri No.lu Gider Vergisi Genel Tebliği’nde, imalat defterinin devamlı olarak imalat işleriyle uğraşan birinci sınıf tüccarlardan, dahilde alınan istihsal vergisine tabi mükellefler tarafından tutulacağı belirtilmiştir. Bu nedenlerle inşaat ve onarım işinden dolayı “İmalat Defteri” tutulmaması gerekmektedir. Nitekim Maliye Bakanlığınca da 27.12.1978 tarih ve 24438-203-255/93250 sayılı özelge ile de “İnşaat müteahhitleri imalat defteri tutmak mecburiyetinde değildir ler” şeklinde idari görüş bildirilmiştir.

Kaldı ki, 01.01.1996 tarihinden itibaren 246 no.lu VUK Genel Tebliği ile muhasebe kayıtlarını 7/A seçeneğine göre yürüten tüm işletmeler için imalat defteri tutma zorunluluğu kaldırıldığından, bu sorun büyük ölçü de giderilmiş olmaktadır.

f) Amortismanı Defteri ya da Kayıtları

İnşaat müteahhitleri, üzerinden amortisman ayrılan kıymetler ve bun ların amortismanlarının aşağıda yazılı şekillerden herhangi biri ile göster mek zorundadırlar (VUK Md. 189).

a) Envanter defterinin ayrı bir yerinde,

b) Özel bir amortisman defterinde,

c) Amortisman listelerinde.

Ayrı bir amortisman defteri tutulması halinde, diğerlerinin aksine bu defterin tasdiki zorunlu değildir.

g) Kambiyo Senetleri Defteri ([4])

Bayındırlık ve İskan Bakanlığı Kuruluş ve Görevleri Hakkındaki Kanunlar gereğince, Bakanlığın kontrol ve denetimi altında inşaat ve onarma işi yaptıracak daire ve müesseselerce, müteahhide ihale edilen her türlü işte uygulanacak genel şartlar, Bayındırlık İşleri Genel Şartnamesinde tayin ve tespit edilmiştir.

Bayındırlık İşleri Genel Şartnamesinin 3. maddesine göre; sözleşmeye bağlanan her türlü inşaat ve onarma işi, idare veya onun tayin edeceği kontrol elemanlarının (mühendis, mimar veya fen memurlarının) deneti mi altında müteahhit tarafından icra olunur. Bu kontrol elemanlarının yet kileri de Bayındırlık İşleri Kontrol Talimatnamesi ile düzenlenmiştir.

Sözkonusu talimatname ile, inşaat ve onarma işi süresince bazı özel defterler tutulması öngörülmekte ve bunlara dayanılarak da işin izlenilmesi ve kontrolüne olanak sağlanmaktadır.

Bu özel defterler şunlardır :

1. Puantaj defteri,

2. Rölöve defteri,

3. Ataşman defteri,

4. Yeşil defter

5. Sürveyan defteri

1- Puantaj Defteri

Bir şantiyede çalışan her türlü personelin bir aylık mesai hareketlerini gösteren ve onlara ödenen aylık ya da ücrete esas teşkil eden defterdir.

Puantörler, kendilerine görev olarak verilen iş sahasında bil fiil çalışmakta olan işçi, taşıt aracı ve makine miktarını, işlerin ve işçilerin de ayırımını yapmak suretiyle puantaj defterine kaydederler. İstenilmesi halinde, belirli zamanlarda işçilerin ve nakil vasıtalarının gündelik ve ücretlerine de bu deftere kaydederler. Puantajların sıhhatli bir şekilde düzenlenmesi, ödemeye esas bir belge olması yönünden önem taşıdığından, idarecilerin puantaj konusu ile yakından ilgilenmeleri gerekir.

2- Rölöve Defteri

Kesin projesi mevcut olmayıp, sözleşme ve şartnameler gereğince tiplere göre yapılan sanat yapıları ile her türlü inşaatın te­mel üst yüzünden aşağıdaki kısımlarının kayıtlarını tespit için kullanılan defterdir.

Bu defter ataşmanın esasını teşkil eder. Müteahhit ile mühendis arasında ortak olarak bilinmesi ve unutulmaması gereken her şeyi yazmak için kullanılır. Aylık istihkak raporlarının düzenlenmesinde gerekli olan ölçülerde kayıt defter
i olarak da yararlanılır.

Herhangi bir yangın, kaybolma vs. durumlarındaki tehlikelere karşı rölöve defterleri üç nüsha olarak düzenlenmekte ve bir nüshası müteahhide verilmektedir.

 

Adeta mühendisin resmi bir akıl defteri olan rölöve defterinin ilk sayfasına hangi tarihte verildiği ve kaç sayfadan ibaret olduğu, kime verildiği ve ilgili idarenin adı yazılır. Defterin sayfa numaraları yan yana iki sayfa bir tek sayfa hesabıyla verilmektedir. Say fanın sol kısmında inşaat veya ihzaratın yerini gösteren iki kolon ile açıklama kolonu ve yapılan ölçülerle tespit edilen sayı ve kayıt kolonları vardır. Açıklama kolonuna yazı yazılabildiği gibi, yardımcı hesap, numara veya işaret gibi şeyler de yazılabilir.

3- Ataşman Defteri

Ataşman defteri resmi bir protokol defteridir. Davalarda kanıtlayıcı bir resmi belge kabul edilir. Uzun yıllar saklanması ve ya­pıyı işletecek olana devredilmesi gerekir.

Ataşman defterine kaydedilecek bilgiler rölöve defterinden alınır. Bu kayıtların en kısa zamanda deftere işlenmesi ve müteahhit de imzalattırılması gereklidir. Defterin bir tarafına plan ve kesitlerle rölöve ölçüleri, diğer tarafına ise yapılan işin hacmi ve sathı hesaplanarak metrajları kaydedilir. Aynı sıraya birim fiyatları ve ölçü birimleri de eklenir.

Ataşman defterinde de, rölöve defterinde olduğu gibi, ilk sayfasında, defterin hangi tarihte verildiği, kaç sayfadan ibaret olduğu, ilgili idarenin adı ve kime verildiği yazılır. Ataşman defterinin sayfa numaraları yan yana iki sayfa bir tek saya şeklinde verilmektedir.

4- Yeşil Defter

Müteahhitlerin yaptığı işlerin değerini hesaplamak için yapı lan işlerin ölçülme ve hesaplarının yazılması amacıyla kullanılır.

Yeşil defterin ilk sayfasına, inşaatın başlangıç tarihi ile sitüasyon tarihi, hangi idareye, işe ve müteahhide ait olduğu ve yeşil defterin nerede ve hangi tarihte yapmış olduğu yazılır. İç sayfalarına verilen sayfa numaraları rölöve ve ataşman defterlerinde olduğu gibidir.

Her ay başında müteahhit ve kontrol mühendisi tüm yapılan işleri ve ihzaratı yeniden ölçerler ve rölöve defterine kaydederler. Ölçüler bitince bunları yeşil deftere geçirir ve hacim hesaplarını yaparlar. Fiyat numaraları ve birimlerini de yazdıktan sonra karşılıklı olarak imzalarlar. Böylelikle, her cins inşaatın işin başlangıcından itibaren yapılmış olan miktarları bulunur ve istihkak raporlarına intikal ettirilir.

5- Sürveyan Defteri

İnşaatın sürekli olarak kontrol edilmesi ve gözetimi ile görevli olan sürveyanlar, her gün yapılan iş miktarını, tam gün çalışılıp çalışılmadığını ve hava durumunu defterlerine yazarlar. Bunların yanı sıra, günlük çimento sarfiyatı ve kontrol mühendisinin bildireceği benzeri diğer malzemelerin sarfiyatı da yapılan işle kıyaslanabilecek şekilde deftere kaydedilir.

Sürveyan defterinin ilk sayfasında, ilgili idare, şube veya kısım numaraları, müteahhitle işin ve sürveyanın adları yazılır. İç sayfalar tek sayfalardır, yani soldaki ve sağdaki kısımlar aynı şe kilde olup sayfa numaraları ardışıktır. Bir sayfada birinci satıra tarih ve gün yazılır. İkinci satıra hava durumu yazılır, bu satırda sabah, öğle ve akşam için hava durumunu yazmak gerekir. Üçüncü satırda, inşaatın yeri ve cinsi yazılır, dördüncü satıra işçi sayısı, beşinci satıra da taşıt ve makine sayısı yazılır.

Bilindiği gibi, yıl içinde birden fazla inşaatta ya da diğer işlerde kullanılan amortismana tabi iktisadi değerlerin amortisman­ları, bunların her işte çalıştıkları gün sayısına göre dağıtıma tabi tutulmaktadır.

Bunun için de, özel bir defter ya da kayıt tutulması gerekmektedir.

İnşaat işleri ve malzeme hareketleri, inşaat muhasebesinin en önemli hesaplarından biri olan stoklar (ambar) hesabının ve buna ilişkin hareketlerin izlendiği stoklar (ambar) defterinin tutulmasını gerektirmektedir.

Bu defterde, giren ve çıkan malzemelerle ilgili ayrıntılı bilgiler yer alır ve malzemenin hangi şantiyeye gönderildiği belirtilir.

3- Diğer Defterler

İnşaat müteahhitleri, yaptıkları işle ilgili olarak ayrıca gerek duydukları diğer yardımcı defterleri de tutabilirler. Örneğin, bankalar, satıcılar, borç senetleri, alacak senetleri vb. hesaplar ve şantiyeler için ayrı birer defter ya da kayıt tutulabilir.

[1] VUK’un 180. maddesi ile bu hadleri %20’ye kadar aşan müteahhitlerin, arka arkaya iki yıl daha işletme hesabı esasına göre defter tutmalarına olanak sağlanmıştır.

4369 Sayılı Kanun ile VUK’a eklenen geçici 19. maddeye göre işletme hesabı esasına göre defter tutan mükellefler diledikleri takdirde VUK’un 180. maddesindeki şartlar dikkate alınmaksızın 31.12.2000 tarihine kadar işletme hesabı esasına göre defter tutmaya devam ederler.

[2] 4369 Sayılı Yasa ile 01.01.1999 tarihinden itibaren kaldırılmıştır.

[3] Günlük kasa defteri ile ilgili VUK’un Mük. 185. maddesi, 4369 Sayılı Kanun ile 01.01.1999 tarihinden itibaren yürürlükten kaldırılmıştır.

[4] Kambiyo senetleri defteri ile ilgili VUK Mük. 196. maddesi 4369 Sayılı Kanun ile 01.01.1999 tarihinden itibaren yürürlükten kaldırılmıştır.

CEVAP VER