TURİZM & OTEL VE YİYECEK  İÇECEK İŞLETMELERİNDE MALİYET KONTROL SİSTEMİ

0
315

Turizm & otel ve yiyecek – içecek işletmelerinde en az satış rakamları kadar maliyet rakamları da karlılığı etkileyecektir. Bu pazardaki yoğun rekabet de göz önüne alındığında satış fiyatlarında yaşanabilecek kayıplar ve azalmalar maliyet kontrol sistemlerini daha da önemli kılmakta, aynı zamanda daha etkin bir şekilde uygulanmasını zorunlu hale getirmektedir.

 

A. Genel

Turizm & otel ve yiyecek – içecek işletmelerinde en az satış rakamları kadar maliyet rakamları da karlılığı etkileyecektir. Bu pazardaki yoğun rekabet de göz önüne alındığında satış fiyatlarında yaşanabilecek kayıplar ve azalmalar maliyet kontrol sistemlerini daha da önemli kılmakta, aynı zamanda daha etkin bir şekilde uygulanmasını zorunlu hale getirmektedir.. Basit bir tanımla maliyet hesaplama yöntemimizi açıklayacak olursak; Dönem başı stok + Dönem içerisinde yapılan alımlar -Dönem sonu stok (fiziki sayım ile yani tartarak, ölçerek, sayarak bulmalıyız) = Brüt maliyet şeklinde olacaktır. Elde ettiğimiz maliyet brüt bir rakamdır ve kesin olarak “Satışların Maliyeti” diyebileceğimiz bir rakam değildir. Bu rakamın içinden fireler, zayi olan malzemeler, ikram ve ağırlamalar, personel yemek maliyetleri ve diğer maliyet unsurlarını düştüğümüz takdirde Satış Maliyetine ulaşabilmekteyiz. Satış maliyet rakamlarının çok yüksek çıkmasına, tüketimlerde aşırı bir sarfiyat, personel dikkatsizliği ve eğitimsizliği, alım fiyatlarının yüksek oluşu neden olabilmektedir. Bu rakamların normalden çok yüksek oluşu gibi çok düşük olması da araştırılması gereken bir durumdur. Bu duruma da eksik mal ve hizmet sunumu, yine personel eğitimsizliği ve dikkatsizliği yol açabilmektedir. Bunun sonucunda kalite standartlarımız düşebilir, buna paralel olarak da müşteri memnuniyetinde azalma meydana gelebilir.

B. Etkin Bir Maliyet Kontrol Sisteminin Unsurları

-Nitelikli Personel (Cost Controller)

-Evrak Prosedürleri ve Uygulama Takibi

-Satışa Sunulan Mal ve Hizmetler İle İlgili Pazar Araştırması

-Fiyatlandırma

-Raporlama

1. Nitelikli Personel (Cost Controller)

Cost Controller’in Amacı:

Birim maliyeti hesaplamak,

İşletme faaliyetlerini kontrole yardımcı olmak,

Planlamaya yardımcı olmak,

Alınacak kararlara yardımcı olmak,

Hedeflenen sonuçları belirlemek,

Personelin işletme hedefleri doğrultusunda çalışmasını sağlamak,

İşletmenin değişen şartlara ve hedeflere uyumunu temin etmek,

Ulaşılan sonuçları ölçmek, periodik zamanlarda rapor hazırlamak,

Hedeflenen ile gerçekleşmesi beklenen sonuçlar arasındaki uyumsuzluk ortaya çıkacağı tahmin ediliyorsa önlemleri belirlemek, eğer uyumsuzluk ortaya çıkmışsa, düzeltici önlemleri ilgililere bildirmektir.

Cost Controller’in Görevleri:

a) Tüm satınalmaların,satın alma prosedürüne uygunluğunu takip ve kontrol etmek

b) Stok girişlerinde tesellüm prosedürüne uyulup uyulmadığını kontrol etmek.

c) Ambar ve depolama prosedürüne uygun stoklama yapılmasını takip ve kontrol etmek

d) Depoları kontrol etmek.

e) Stok giriş ve çıkışlarında gerekli prosedürün uygunluğunu takip etmek

f) Stokların minimum ve maksimum seviyelerini takip etmek.

g) F&B maliyetlerinin belirlenmesinde menü planlamasına uygunluk, üretim porsiyonlama uygulamalarını takip ve kontrol etmek.

h) Yönetimin belirlediği sürelerde tüm işletme envanter ve sayımlarını yapmak, gerekli analizleri yaparak raporları düzenlemek

i) Ay sonlarında ambar raporları, stok muavin hesap bakiyelerinin analiz ve mutabakatlarını yapmak

j) Düzenlenen raporlar neticesinde tespit edilen olumlu-olumsuz sonuçları tahlil ederek sunmak

k) Maliyetlerin asgari seviyede tutulmasını teminen, israfı önleyici tedbirleri planlamak, kontrol etmek, tedbirleri önererek ilgilileri uyarmak

l) Mutfak üretimini takip ederek üretim standartlarını muhafaza ve kontrol altında tutmak

m) Menü maliyetlerini kontrol altında tutarak, yenilemeler yapmak ve taleplere uygun üretim ve doğru fiyatlandırmayı temin etmek

n) Büfelerden geri gelen üretimlerin yeniden değerlendirilmesini takip ve kontrol etmek. Ziyafetlerde geri dönüşü beklenen içeceklerin takibini yapmak.

o) Yönetici, animasyon ödenmez, ikram sarflarının tespit ve düzenlenmesini sağlamak

p) Outletlerin mal transfer prosedürüne uymalarını takip ve kontrol etmek, par stok ve depolama uygunluklarını kontrol etmek.

q) Outletler arasında transfer fişsiz malzeme değişimi önleyerek, gerekli tedbirleri almak usulsüzlükler hakkında ilgilileri uyarmak.

r ) Enerji (Elektrik, su, lpg, lng vs.) tüketimlerini takip etmek.

s) Envanter sayımlarını ilgili departman görevlileri ile birlikte yapmak

t ) Departman demirbaş sayımlarını ve analizlerini yapmak.

u) Tekstil malzemeleri sayımlarını ve analizlerini yapmak.

v ) Çalışma sonuçları hakkında yönetime rapor ve öneri getirmek.

2. Evrak Prosedürleri ve Uygulama Takibi

Muhasebe sisteminde, her kaydın bir evraka dayandırılması gerekliliğinden yola çıkarak, depo ve tüketimi gerçekleştiren departmanlar arasında evrak kayıt sisteminin işlemesi gerekmektedir. Depo, yaptığı tüm girişleri irsaliye ve fatura ile birlikte yaparken, çıkışları da “Ambar Çıkış Fişi” düzenleyerek ve teslim alan kişiye imzalatarak yapmalıdır. Ayrıca departmanlar arası malzeme transferleri de daha sonra yapılacak departman bazında tüketim analizlerinin sağlıklı bir şekilde raporlanabilmesi için “Transfer Fişi” ile karşılıklı olarak imzalanarak kayıt altına alınması gerekmektedir. Bunların dışında Zayiat ve Fire durumlarında tutanaklar hazırlanmalıdır. Şirket içinde yiyecek-içecek ve diğer hizmetlerden faydalanma ve ikram etme hakkı bulunan personelin meydana getirdiği tüketim ve otel yönetiminin, animasyon ekibinin misafirlere ikram ettikleri malzeme tüketimini takip edebilmek için “Ödenmez – İkram Takip Formu” düzenlenmelidir. “Günlük Enerji Tüketim” fişleri teknik departman tarafından hazırlanmalı ve bu formlar kontrol edilmelidir.

3. Satışa Sunulan Mal ve Hizmetler İle İlgili Pazar Araştırması

Şirket için yapılacak her alım bir maliyet unsuru olacağında
n ve kar-zararımızı direkt olarak etkileyeceğinden bu konuda son derece titiz ve detaylı olarak çalışmalı, analizler yapılarak en uygun kalitedeki ürün/hizmet, en uygun fiyata satın alınmalıdır. Bunun için de aylık alım fiyatlarının karşılaştırmaları yapılmalı, yükselen ve düşen fiyatlar üzerinde araştırma yapılmalıdır. Bu fiyatlara etki eden mevsimsel, ekonomik, genel fiyat düzeyleri, kampanyalar, toplu alımlar gibi nedenler incelenmeli ve hazırlanacak raporlarla yönetime satınalma politikaları konusunda tavsiyelerde bulunulmalıdır.

4. Fiyatlandırma

Her mal ve hizmetin satışında bir fiyat politikası belirlenmeli ve maliyetlerle karşılaştırılarak uygun kar marjı yakalanmalıdır. Yiyecek – içecek departmanları için reçeteler hazırlanmalı, menü planları yapılmalı, döviz kurları da göz önüne alınarak uygun fiyatlar belirlenmelidir. Aylık bazda mal/hizmet alım fiyat analizleri yapılmalı ve fiyatlar güncellenmelidir.

5. Raporlama ve Öneriler

Raporlama, bir şirketin maliyet rakamlarının resmini ortaya koymaktadır. Sağlıklı ve detaylı bir raporlama tekniği; alınabilecek önlemler, yapılabilecek değişiklikler, mevcut sistemdeki eksiklikler, fazla ya da eksik tüketimler, fireler ve bunun gibi daha birçok konuda, yönetsel anlamda kararlar almamıza imkân tanıyacaktır. Haftalık, iki haftalık, aylık, üç aylık, altı aylık ve yıllık periyotlar halinde bireysel ve karşılaştırmalı tablolar hazırlanmalıdır. Raporlamanın belirli bir standarda oturtulması; daha sonraki dönemlerde karşılaştırma yapılabilmesi ve sonuçların daha kolay, daha anlaşılır yorumlanmasına yardımcı olacaktır. Şirket politikalarına en uygun tablolar hazırlanmalı, tüm detayları içermesinin yanında kolay okunabilir olması ve grafiklerle desteklenmesi faydalı olacaktır. Bu tablolardan bazıları aşağıda yer almaktadır:

-Enerji Tüketim Tabloları

-İkram ve Ödenmez Takip Tabloları

-Mal-Hizmet Alım Fiyat Karşılaştırma Tabloları

-Satış Fiyatı Değişim Endeksi Tabloları

-Kişibaşı Tüketim Analizleri ve Aylık Karşılaştırmaları (Gramaj ve Tutar Olarak)

-Personel Yiyecek – İçecek Tüketim Tabloları

-Departmanlar Bazında Malzeme Tüketim Tabloları

-Outletler Bazında Tüketim Tabloları

-Gala-Banket-Organizasyon Maliyet Tabloları

-Genel Kişibaşı Maliyet Tabloları

-Gelir ve Maliyet Karşılaştırma Tabloları

-Bütçe ve Gerçekleşme Analiz Tabloları

-Demirbaş Sayım ve Sarfiyat Tabloları

-Tekstil – Buklet Malzemeleri Tüketim Analizleri

Hazırlanan tablolar neticesinde, şirket yönetimini yönlendirmeye yardımcı olacak tavsiyelerde bulunulmalı ve bu tavsiyeler sonucunda elde edilebilecek gelir ve kar rakamları örneklenerek anlatılmalıdır. Unutmamalı ki, eğer satış rakamları karlılığın bir ayağını oluşturuyorsa, diğer ayağını da maliyet rakamları oluşturmaktadır ve her koşulda kontrol altında tutulması gerekmektedir.

CEVAP VER